مرجع تصویب: هیات مدیره سازمان بورس و اوراق بهادار، تاریخ تصویب 1390/02/24

در اجرای بند (د) ماده 99 قانون برنامه پنج ساله پنجم توسعه جمهوری اسلامی ایران و بندهای 2 و 11 ماده 7 و مواد 28، 29 و 39 قانون بازار اوراق بهادار جمهوری اسلامی ایران مصوب آذرماه 1384، این دستورالعمل به منظور تعیین اطلاعات و مدارکی که اشخاص تحت نظارت باید در راستای نظارت سازمان و بازسازی معاملات، ثبت و نگهداری کنند و تعیین اطلاعات، مدارک و گزارش‏هایی که باید به صورت دوره‏ای یا موردی به سازمان بورس و اوراق بهادار ارایه دهند و تعیین چگونگی انجام بازرسی‏ها از اشخاص تحت نظارت، تنظیم و در تاریخ 1390/02/24 به تصویب هیات مدیره سازمان بورس و اوراق بهادار رسیده است.

ماده1: کلیه اصطلاحات و واژه‏هایی که در ماده 1 قانون بازار اوراق بهادار مصوب آذرماه 1384 و قانون توسعه ابزارها و نهادهای مالی جدید به منظور تسهیل اجرای سیاست‏های کلی اصل چهل و چهارم قانون اساسی مصوب سال 1388،آیین‌نامه معاملات در شرکت بورس اوراق بهادار تهران و لواحق آن مصوب 1385 شورای عالی بورس، دستورالعمل اجرایی نحوه انجام معاملات در بورس اوراق بهادار تهران مصوب 1388/06/07 ، دستورالعمل معاملات کالا و اوراق بهادار مبتنی بر کالا در بورس کالای ایران و سایر مقررات مرتبط تعریف شده‏اند، به همان مفاهیم در این دستورالعمل به کار رفته‏اند. واژه‏های دیگر به کار رفته در این دستورالعمل دارای معانی مشروح زیر می‏باشند:

1. قانون بازار اوراق بهادار: منظور قانون بازار اوراق بهادار جمهوری اسلامی ایران مصوب آذرماه 1384 مجلس شورای اسلامی است.

2. اشخاص تحت نظارت: منظور نهادهای مالی، بورس‏ها، بازارهای خارج از بورس و سایر تشکل‏های خودانتظام است.

3. مدیر شخص تحت نظارت: منظور هریک از اعضای هیات مدیره، هیات امنا یا رکن مشابه در یکی از اشخاص تحت نظارت و مدیرعامل یا بالاترین مدیر اجرایی یا رکن مشابه در یکی از اشخاص تحت نظارت است.

4. ذی‏نفع نهایی: شخصی حقیقی است که مالک مستقیم یا غیر مستقیم شخص حقوقی می‏باشد، یا شخصی حقیقی است که نماینده یا وکیل به نیابت از وی عمل می‏نماید.

5. مشتری: شخصی که برای دریافت خدمات موضوع فعالیت یکی از اشخاص تحت نظارت، به وی مراجعه می‏نماید.

6. بازسازی معاملات: جمع‌آوری و نظم‌دهی مجدد تمامی اطلاعات مربوط به قبل، حین و بعد از معامله اوراق بهادار یا کالا و طرف‏های معامله به‏نحوی که بررسی مجدد در خصوص هویت کامل طرف‏های معامله، جریان وجوه و منابع مالی لازم برای انجام معامله، زمان، مکان و حجم اوراق بهادار یا کالای موضوع معامله امکان‌پذیر بوده و امکان بررسی صحت، وجاهت قانونی و یا عدم ترتب اثر بر اجزا و کلیت فرآیند انجام معامله اوراق بهادار یا کالا در بورس و بازار خارج از بورس، فراهم گردد.

7. معامله: هرگونه خرید و فروش کالا در بورس و یا خرید و فروش اوراق بهادار اعم از در بورس یا بازار خارج از بورس یا خارج از این دو بازار که منجر به انتقال مالکیت اوراق بهادار و کالا گردد و همچنین صدور و ابطال واحدهای سرمایه‌گذاری صندوق‏های سرمایه‌گذاری موضوع بند 20 ماده 1 قانون بازار اوراق بهادار جمهوری اسلامی ایران که براساس مقررات مربوطه انجام می‌پذیرد.

ماده2: کلیه اشخاص تحت نظارت موظفند اسناد، مدارک و اطلاعات زیر را در مهلت‏های تعیین شده به سازمان ارایه دهند:

1. تاریخ، ساعت، محل و دستور جلسه هریک از مجامع عمومی اشخاص تحت نظارت، لااقل 10 روز قبل از تاریخ تشکیل مجمع به همراه یک نسخه از آگهی دعوت مجمع عمومی که در روزنامه کثیرالانتشار منتخب اشخاص تحت نظارت منتشر شده است (در صورت وجود)؛

2. یک نسخه از گزارش‏هایی که مقرر است در جلسه مجمع عمومی اشخاص تحت نظارت طرح گردد، لااقل 10 روز قبل از تاریخ تشکیل مجمع از جمله صورت‏های مالی اشخاص تحت نظارت به همراه یادداشت‏های توضیحی آن، گزارش هیات مدیره راجع به عملکرد اشخاص تحت نظارت و گزارش توجیهی افزایش یا کاهش سرمایه؛

3. یک نسخه از اظهار نظر حسابرس و بازرس قانونی اشخاص تحت نظارت راجع به گزارش‏های موضوع بند 2، بلافاصله پس از وصول و لااقل 10 روز قبل از تشکیل آن مجمع عمومی که به منظور استماع گزارش مذکور دعوت شده است؛

4. یک نسخه از صورتجلسه مجمع عمومی حداکثر 10 روز پس از تشکیل که به امضای هیات رییسه مجمع رسیده و حاوی تاریخ، ساعت و محل تشکیل مجمع، تصریح به رسمیت یا عدم رسمیت جلسه مجمع و ذکر دلایل آن به تشخیص هیات رییسه، خلاصه مذاکرات، تصمیمات و مشخصات کامل هیات رییسه مجمع باشد؛

5. یک نسخه از آگهی‏های اشخاص تحت نظارت که در روزنامه رسمی کشور درج گردیده است، ظرف ده روز پس از درج؛

6. یک نسخه از کلیه آگهی‏های اشخاص تحت نظارت که به موجب قانون، اساسنامه یا مقررات برای آگاهی صاحبان سهام یا شرکا در روزنامه کثیرالانتشار منتخب اشخاص تحت نظارت درج گردیده است، بلافاصله پس از درج؛

7. هرگونه تغییرات در اساسنامه، امیدنامه، سرمایه، مدیران، ارکان و نمایندگان هریک از مدیران و ارکانی که شخصیت حقوقی دارند، بلافاصله پس از تغییر -با رعایت ترتیبات قانونی از جمله اخذ مجوزهای لازم تغییر- به تفصیلی که به پیشنهاد معاونت مربوطه و تایید رییس سازمان تعیین می‏شود؛

8. یک نسخه از صورت‏های مالی میان دوره‏ای و یادداشت‏های توضیحی همراه، ظرف ده روز پس از تهیه، در صورتی‏که اشخاص تحت نظارت به موجب سایر مقررات موظف به تهیه صورت‏های مالی میان دوره‏ای باشند؛

9. یک نسخه از اظهارنظر حسابرس راجع به صورت‏های مالی میان دوره‏ای ظرف مهلت‏های مقرر در بند 3، بلافاصله پس از وصول، در صورتی که به موجب سایر مقررات، اظهارنظر حسابرس راجع به صورت‏های مالی میان دوره‏ای ضروری باشد؛

10. یک نسخه از محتوای آگهی تبلیغاتی آن دسته از اشخاص تحت نظارت که به پیشنهاد معاونت مربوطه و تایید رییس سازمان تعیین می‏شوند، ظرف مهلت تعیین شده؛

11. اطلاعات مربوط به آن دسته از قراردادهای منعقده اشخاص تحت نظارت با سایر اشخاص که به پیشنهاد معاونت مربوطه و تایید رییس سازمان تعیین می‏شود به تفصیل و ظرف مهلت تعیین شده.

12. اطلاعات مربوط به سهامداران یا شرکا اشخاص تحت نظارت و تغییرات آن به ترتیبی که به پیشنهاد معاونت مربوطه و تایید رییس سازمان تعیین می‏شود؛

13. تراز آزمایشی حساب‏های اشخاص تحت نظارت در مقاطع زمانی و ظرف مهلت‏ها و به تفصیل و شکلی که به پیشنهاد معاونت مربوطه در سازمان و تایید رییس سازمان تعیین می‏شود.

14. هرگونه تغییر در آن دسته از پرسنل اشخاص تحت نظارت که به منظور دریافت هر یک از مجوزهای صادره توسط سازمان، در تقاضانامه اشخاص تحت نظارت قید شده و مبنای صدور مجوز قرار گرفته اند، و هرگونه تغییر در نوع رابطه استخدامی آن‏ها با اشخاص تحت نظارت و پذیرش مشاغل و سمت‏های جدید توسط آن‏ها ظرف ده روز پس از این تغییرات؛

15. هرگونه تغییر در امکانات، تجهیزات و مکان‏هایی که در تقاضانامه‏های ارایه شده به سازمان برای دریافت مجوز قید شده‏اند، ظرف ده روز پس از تغییر؛

16. نشانی دفاتر، شعب، نمایندگی‏ها و سایر محل‏هایی که پرسنل اشخاص تحت نظارت در آن محل مستقر بوده یا اشخاص تحت نظارت یا شخص مجاز از طرف وی از آن محل به ارایه خدمات می‏پردازند به همراه مشخصات مسوولین هریک؛

17. اطلاعات مربوط به معاملات اشخاص تحت نظارت با سایر اشخاص یا معاملاتی که به واسطه اشخاص تحت نظارت صورت پذیرفته یا سفارش‏های معامله‏ای که مشتریان به اشخاص تحت نظارت ارایه داده‌اند، در حدود و مهلت مقرر به پیشنهاد معاونت مربوطه و تایید رییس سازمان ؛

18. اطلاعاتی که به تقاضای سازمان برای بررسی شکایات واصله یا کشف و رسیدگی به تخلفات احتمالی، تعیین می‏شود در مهلت‏های مقرر؛

19. سایر اطلاعاتی که محتوا، شکل و مهلت ارسال آن‏ها به پیشنهاد معاونت مربوطه و تایید رییس سازمان، تعیین می‏شود.

تبصره1: ارایه اطلاعات مربوط به تغییرات موضوع این ماده در مهلت‏های مقرر، رافع مسوولیت اشخاص تحت نظارت در مورد رعایت سایر مقررات مربوط به اخذ مجوز تغییر از سازمان یا سایر مراجع ذی‏صلاح نخواهد بود.

تبصره2: اشخاص تحت نظارت موظفند، اطلاعات، اسناد و مدارک موضوع این ماده را در صورت درخواست سازمان، ظرف مهلت مقرر به مراجعی که سازمان تعیین می‏کند، ارایه نمایند. مراجع و مهلت‏های موضوع این ماده به پیشنهاد معاونت مربوطه و تایید ریاست سازمان تعیین شده و توسط معاونت مربوطه در سازمان، ابلاغ می‏گردد.

تبصره3: آن دسته از اشخاص تحت نظارت که ناشر اوراق بهادار ثبت شده نزد سازمان محسوب می‏گردند ملزم به رعایت مفاد این ماده هستند لیکن درخصوص تهیه و افشای اطلاعات مالی خود موظفند مطابق دستورالعمل اجرایی موضوع ماده 45 قانون بازار اوراق بهادار و سایر مقررات مربوط به ناشران ثبت شده نزد سازمان اقدام نمایند و در صورت تفاوت مهلت‏های مقرر در این دستورالعمل با مقررات مذکور، مهلت مضیق‏تر ملاک عمل خواهد بود.

ماده3: اشخاص تحت نظارت باید اطلاعات و مدارک را به شرح زیر، ثبت، نگهداری یا تهیه و تنظیم نمایند:

1. پرونده برای هریک از مشتریان که در آن اطلاعات و مدارک زیر و تغییرات آن‏ها بلافاصله پس از اعلام مشتری ثبت گردد:

1-1- درمورد مشتریان حقیقی ایرانی: نام و نام خانوادگی، شماره ملی، شماره شناسنامه، جنسیت، تاریخ تولد، محل تولد، تابعیت، نشانی، کدپستی و تلفن محل اقامت و در صورتی که شخص اشتغال به کار داشته باشد نشانی، کدپستی و تلفن محل کار وی

1-2- در مورد مشتریان حقیقی غیر ایرانی: نام و نام خانوادگی، شماره فراگیر شخص خارجی (در صورت وجود)، جنسیت، تاریخ تولد، محل تولد، تابعیت، نشانی، کدپستی و تلفن محل اقامت و در صورتی که شخص اشتغال به کار داشته باشد نشانی، کدپستی و تلفن محل کار وی

1-3- در مورد مشتریان حقوقی: نام، شناسه ملی یا شماره فراگیر شخص خارجی، نوع شخصیت حقوقی، تاریخ ثبت، شماره ثبت، محل ثبت، تابعیت، مشخصات صاحبان امضای مجاز در حدود اطلاعاتی که برای اشخاص حقیقی در بندهای 1-1 و 1-2 تعیین شده است، مشخصات هریک از شرکای عمده ای که در 10 درصد یا بیشتر از منافع شخص حقوقی شریک است یا 10 درصد یا بیشتر از حق رای برای اتخاذ تصمیمات شخص حقوقی را در اختیار دارد، ذی‏نفع یا ذی‏نفعان نهایی شخص حقوقی، نشانی، کدپستی و تلفن شخص حقوقی

1-4- مشخصات حداقل یک حساب بانکی از مشتری و مشخصات شخص یا اشخاصی که حق برداشت از آن حساب بانکی را دارند

1-5- مشخصات صاحبان امضای مجاز مشتری در صورتی که مشتری شخص حقوقی باشد و مشخصات نماینده از قبیل وکیل، قیم و ولی مشتری در صورت وجود، مطابق آنچه در بندهای 1-1 و 1-2 در مورد مشخصات اشخاص حقیقی آمده است.

1-6- یک نسخه از تصویر مدارک شناسایی و سایر مدارک مشتری در حدود تعیین شده در مقررات مربوطه

2. افتتاح یک حساب جداگانه در دفاتر مالی اشخاص تحت نظارت برای هر مشتری و ثبت کلیه وجوه نقد و اسناد تجاری (اعم از چک، سفته و برات) مبادله شده بین مشتری و اشخاص تحت نظارت و سایر وقایع مالی فی‏مابین از جمله تهاتر و تراکنش حساب‏ها و نوع، مبلغ، تاریخ و طرفین آن، دریافت و استرداد تضامین و سپرده‌ها یا وصول مبالغ آن‏ها، کارمزدها، مالیات‏ها و سایر هزینه‏های مترتبه و تسویه‌های اسنادی یا اعتباری؛

3. ثبت اطلاعات زیر در مورد هریک از سفارش‏های مشتری به اشخاص تحت نظارت مبنی بر خرید یا فروش کالای پذیرفته شده در بورس یا خرید یا فروش یا صدور و یا ابطال اوراق بهادار به نام مشتری:

مشخصات شخص ارایه دهنده سفارش (اعم از ذی‏نفع سفارش یا شخص یا اشخاصی که از طرف وی، سفارش را ارایه داده‏اند)

تاریخ و زمان دریافت سفارش

شماره ترتیب سفارش

نوع سفارش اعم از سفارش خرید یا فروش

شرایطی که مشتری برای اجرای سفارش در نظر گرفته‏ است از جمله تاریخ اعتبار سفارش در صورت وجود

مشخصات کالا یا اوراق بهاداری که سفارش خرید یا فروش آن ارایه شده‏ است؛

مشخصات ذی‏نفع سفارش

اقداماتی که در مورد سفارش انجام داده است با ذکر تاریخ و زمان هر اقدام

حجم سفارش و قیمت مندرج درآن

کلیه مکاتبات مرتبط با سفارش

4. ثبت اطلاعات زیر در مورد اصلاح (اعم از ابطال یا سایر اصلاحات) سفارش‏های موضوع بند 3 این ماده که مشتری قبلاًً به اشخاص تحت نظارت ارایه داده ‏است به‏طور جداگانه:

تاریخ و زمان دریافت اصلاحیه سفارش

مشخصات سفارش مربوطه

جزییات اصلاحات صورت گرفته در سفارش

شخص ارایه دهنده اصلاحیه (اعم از ذی‏نفع سفارش یا شخص یا اشخاصی که از طرف وی، سفارش را داده‏اند)

کلیه مکاتبات مرتبط با اصلاح سفارش

5. ثبت اطلاعات زیر در مورد هریک از معاملات اشخاص تحت نظارت (اعم از معاملاتی که برای خود اشخاص تحت نظارت یا معاملاتی که برای دیگران انجام داده‏است):

تاریخ و زمان انجام معامله

مقدار یا تعداد کالا یا اوراق بهادار معامله شده

مبلغ معامله

کلیه وجوه و اسناد تجاری (اعم از چک، سفته و برات) که در ارتباط با معامله، مبادله شده با ذکر مبلغ، واحد پولی و مشخصات دریافت کننده یا پرداخت کننده

نوع معامله

مکان معامله

کلیه مکاتبات مرتبط با معامله

6. شناسایی و ثبت تمامی وقایع مالی مرتبط با اشخاص تحت نظارت و تنظیم صورت‏های مالی مصوب هیات مدیره مطابق با استانداردهای حسابداری ملی و مصوبات ابلاغی توسط سازمان و تنظیم و نگهداری مدارک پشتوانه وقایع مالی مذکور و تنظیم و نگهداری اسناد حسابداری مربوطه که به امضای مدیرعامل و بالاترین مقام مالی اشخاص تحت نظارت رسیده باشد؛

7. گزارش هیات مدیره راجع به فعالیت اشخاص تحت نظارت حداقل برای هر سال مالی؛

8. نگهداری کلیه قراردادهایی که اشخاص تحت نظارت برای ارایه خدمات حرفه‏ای با مشتریان خود منعقد نموده است به همراه الحاقیه‌های بعدی آن‏ها؛

9. تنظیم صورتحساب برای هریک از مشتریانی که خدمات حرفه‏ای از اشخاص تحت نظارت دریافت نموده‏اند و تسلیم یک نسخه تایید شده از آن به مشتری و نگهداری یک نسخه از آن به ترتیب مناسب؛

10. نگهداری یک نسخه از احکام انضباطی، حقوقی و کیفری که توسط مراجع ذی‏صلاح در مورد اشخاص تحت نظارت ابلاغ شده‏است؛

11. تنظیم پرونده در مورد هریک از ادعاهایی که علیه اشخاص تحت نظارت مطرح شده یا ادعاهایی که اشخاص تحت نظارت علیه دیگران مطرح نموده‏اند و ثبت خلاصه‏ای از گردش کار و یک نسخه از لوایح تقدیمی به مرجع رسیدگی کننده و سایر مدارک مربوطه و به روز رسانی آن؛

12. مشخصات کامل کارکنان، مدیران، حسابرسان، بازرسان قانونی، وکلا، مشاوران و نمایندگان اشخاص تحت نظارت و تاریخ شروع و خاتمه اشتغال به کار یا تصدی سمت آن‏ها در اشخاص تحت نظارت؛

13. تهیه، تنظیم و نگهداری هرگونه رویه اجرایی مورد عمل در اشخاص تحت نظارت که طبق سایر مقررات، تهیه، تنظیم و نگهداری آن الزامی ‏باشد؛

14. سایر اطلاعات، مدارک و مستنداتی که تهیه، ثبت یا نگهداری آن‏ها در مقررات دیگر یا توسط سازمان ضروری تشخیص داده شده یا بشود؛

تبصره1: تنظیم، ثبت و نگهداری اطلاعات، مدارک و اسناد موضوع این ماده توسط اشخاص تحت نظارت باید به گونه‏ای باشد که اشخاص تحت نظارت بتوانند گزارش‏ها، مدارک یا اسناد را به نحوی که سازمان یا سایر مراجع ذی‏صلاح تعیین می‌نمایند، در مهلت مقرر تهیه و ارایه نمایند.

تبصره2: اشخاص تحت نظارت موظفند مصوباتی را که معاونت مربوطه سازمان در زمینه شکل و محتوای فرم‏های دریافت اطلاعات و نحوه تنظیم، ثبت و نگهداری اطلاعات، مدارک و اسناد موضوع این دستورالعمل صادر می‏نماید، مراعات نمایند.

تبصره3: ثبت و نگهداری اسناد، مدارک و اطلاعات مندرج در بندهای فوق باید به گونه‏ای باشد که امکان بازسازی معاملات فراهم شود.

ماده4: شرکت سپرده گذاری مرکزی اوراق بهادار و تسویه وجوه مکلف است نسبت به ثبت سوابق مالکیت اوراق بهادار ثبت شده نزد سازمان و هرگونه تغییرات بعدی آن به شرح زیر اقدام نماید:

سوابق مربوط به مالکیت اوراق بهادار و تغییرات بعدی آن از جمله:

1. مشخصات مالک اوراق بهادار

2. کلیه نقل و انتقالات و نوع، تاریخ، زمان و تعداد اوراق بهادار منتقل شده

3. مشخصات کامل انتقال دهنده و انتقال گیرنده

4. توثیق و توقیف اوراق بهادار و رفع آن

5. وقف، صلح و هبه اوراق بهادار

6. تغییرات دارایی ناشی از تغییرات سرمایه.

تبصره: در مورد مالکیت واحدهای سرمایه گذاری صندوق‏های سرمایه گذاری که در بورس یا بازار خارج از بورس پذیرفته نشده است، مسوولیت ثبت اطلاعات فوق بر عهده رکنی از صندوق است که در اساسنامه صندوق مشخص شده است.

ماده5: بورس‏ها و بازارهای خارج از بورس موظفند سوابق معاملاتی را به شرح زیر ثبت و نگهداری نمایند:

الف) سوابق مربوط به انجام معاملات، طرفین، مبلغ، تاریخ، زمان و تایید یا عدم تایید معاملات؛

ب) سوابق مربوط به اقدامات و تنظیمات اجرایی و نظارتی در خصوص مواردی از جمله توقف و بازگشایی نماد، تغییرات دامنه نوسان و حجم مبنا، واحد پایه سفارش، محدودیت‏های حجمی، قیمتی و زمانی شامل:

1. زمان و تاریخ اقدام

2. نوع اقدام

3. اقدام‌کننده

4. اطلاع‌رسانی

5. مستندات فنی و قانونی مبنای اعمال اقدامات و تنظیمات

ماده6: اشخاص تحت نظارت موظفند اطلاعات، مدارک و اسناد موضوع این دستورالعمل را علاوه بر صورت فیزیکی به صورت الکترونیکی طبق ضوابط اعلامی سازمان نگهداری نمایند.

ماده7: اشخاص تحت نظارت، مدیران و کلیه کارکنان آن‏ها باید اطلاعات و مدارک مربوط به مشتری طرف قرارداد خود را محرمانه تلقی نموده و به استثنای اشخاص زیر در حدود درخواست آن‏ها، بدون رضایت مشتری به شخص دیگری ارایه ننمایند.

1. کارکنان، وکلا، مشاوران و نمایندگان اشخاص تحت نظارت که برای ارایه خدمات به مشتری یا انجام سایر وظایف خود به اطلاعات و مدارک مشتری نیاز دارند، در حدود نیاز آن‏ها

2. سازمان یا مراجعی که سازمان تعیین می‏کند.

3. امین، متولی، بازرس قانونی یا حسابرس اشخاص تحت نظارت

4. بورس، بازار خارج از بورس یا کانون مربوطه در حدودی که در مقررات مصوب سازمان تعیین شده است.

5. مراجع ذی‏صلاح قانونی و قضایی پس از تایید سازمان

تبصره1: انتشار عمومی یا ارایه‏ی اطلاعات به صورت سرجمع به‏طوری که امکان ردیابی و تشخیص اطلاعات مربوط به هر مشتری ممکن نباشد، مشمول ممنوعیت موضوع این ماده نمی‏گردد.

تبصره2: اشخاص تحت نظارت باید رویه‏ای مشخص برای حفاظت، نگهداری، تهیه پشتیبان و نحوه دسترسی به اطلاعات و مدارک مشتریان فارغ از اینکه به شکل الکترونیکی یا به اشکال دیگر نگهداری می‏شوند، داشته باشند به‏طوری که اطمینانی معقول از عدم دسترسی کارکنان غیر مرتبط به مدارک و اطلاعات مشتری، عدم افشای مدارک و اطلاعات مشتری یا عدم ارایه آن‏ها به اشخاص غیر مرتبط و در غیر موارد مقرر، بوجود آید. اشخاص تحت نظارت باید برای اجرای صحیح رویه‏ی یاد شده آموزش کافی به کارکنان داده و رعایت آن را کنترل نمایند.

ماده8:به منظور سهولت دسترسی به اطلاعات مشتریان و احراز صحت اسناد و اطلاعات ارایه شده از سوی آنان، اشخاص تحت نظارت موظفند پس از اخذ اطلاعات مورد نیاز این دستورالعمل، ظرف شش ماه از تاریخ ابلاغ، نسبت به راه‌اندازی سامانه‌های الکترونیکی مشتمل بر اطلاعات زیر براساس سرفصل‌های سه‌گانه ذیل اقدام نمایند:

الف) اطلاعات سجلی ارایه شده توسط اشخاص حقیقی و اطلاعات ثبتی اشخاص حقوقی و نشانی، کدپستی و شماره تلفن آن‏ها

ب) اطلاعات حساب‏های بانکی ، اطلاعات و تراکنش‌های مالی

ج) سوابق سفارش‏ها و قراردادهای مشتریان و سایر مواردی که سازمان ابلاغ می‏نماید.

تبصره1: اشخاص تحت نظارت موظفند در هر زمان حسب درخواست و طبق ضوابط سازمان، کفایت سامانه اطلاعاتی خویش را اثبات نموده و بنابر صلاحدید سازمان نسبت به رفع نواقص احتمالی و اعمال اصلاحات مورد نیاز اقدام نمایند.

تبصره2: در نرم‌افزارهای موضوع این ماده باید شماره ملی یا شناسه ملی (در مورد اشخاص حقوقی ایرانی) یا شماره فراگیر (در خصوص اشخاص خارجی) و کدپستی وجود داشته باشد و امکان جستجو براساس شماره ملی، شناسه ملی و کدپستی در نرم‌افزارها فراهم گردد.

تبصره3: در صورت عدم پیش‌بینی این موضوع در نرم‌افزارها و سیستم‏های اطلاعاتی فعلی، اشخاص تحت نظارت مکلفند ظرف شش ماه از تاریخ تصویب این دستورالعمل اقدامات مقتضی را انجام دهند.

ماده9: اشخاص تحت نظارت مکلفند سیستم‏های اطلاعاتی خود را بلافاصله پس از دریافت اطلاعات جدید بروزرسانی نمایند.

ماده10: سازمان می‏تواند به صورت ادواری یا در مواقع لزوم، مدارک و هرگونه مستندات اشخاص تحت نظارت و هر گونه اماکن متعلق به اشخاص تحت نظارت یا تحت اختیار یا کنترل آن‏ها را با اهداف زیر مورد بازرسی قرار دهد یا ارایه‏ی اطلاعات، مدارک و گزارش‏هایی را از اشخاص تحت نظارت درخواست کند:

1. اطمینان از تهیه و نگهداری اسناد، مدارک، گزارش‏ها و دفاتر مالی مطابق قوانین و مقررات

2. اطمینان از انطباق عملکرد اشخاص تحت نظارت با قراردادهای منعقده و مقررات مربوطه

3. اطمینان از حفظ شرایط تعیین شده برای تاسیس و فعالیت اشخاص تحت نظارت

4. بررسی شکایات و اعتراضات رسیده از سوی مشتری یا افراد دیگر

5. بررسی تخلفات احتمالی اشخاص تحت نظارت

6. تهیه گزارش‏ها، اسناد و مدارک برای خود یا سایر مراجع ذی‏صلاح

تبصره1: اشخاص تحت نظارت موظفند کلیه‏ی اطلاعات، اسناد، مدارک و گزارش‏های مورد درخواست را در موعد مقرر در اختیار سازمان قرار دهند و به تمامی سوالات نمایندگان سازمان پاسخ داده و امکان بازرسی از دفاتر، مدارک و اماکن مورد نظر را برای بازرسین سازمان بدون فوت وقت فراهم آورند.

تبصره2: بازرسان سازمان می‏توانند حین انجام بازرسی از کلیه اسناد و مدارک مورد نظر تصویر تهیه کنند و کلیه اشخاص موضوع بازرسی نیز موظف به فراهم نمودن امکان بازرسی و دسترسی بازرسان به اسناد و مدارک، حساب‏ها و گزارش‏ها و پاسخگویی به سوالات مطروحه بدون هیچ گونه محدودیتی می‏باشند.

تبصره3: خروج اصل اسناد و مدارک از محل اشخاص تحت نظارت منوط به آن است که مراتب صورت‏جلسه شده و به امضای بازرس سازمان برسد.

ماده11: در صورت درخواست سازمان برای تهیه گزارش ویژه‏ی حسابرسی از اشخاص تحت نظارت، این اشخاص باید علاوه بر ارایه‏ی اطلاعات، اسناد و مدارک لازم برای تهیه‏ی این گزارش، هزینه‏های تهیه‏ی گزارش مذکور را مطابق آنچه سازمان تعیین می‏کند، بپردازند.

ضمانت‏های اجرا

ماده12: تخلف اشخاص تحت نظارت از مفاد این دستورالعمل، براساس مقررات مربوطه رسیدگی می‏شود. درصورت احراز تخلف، مرجع رسیدگی کننده متناسباً یک یا چند مورد از تنبیهات زیر را در نظر می‏گیرد:

1. اخطار کتبی به اشخاص تحت نظارت بدون درج در پرونده

2. اخطار کتبی به اشخاص تحت نظارت با درج در پرونده

3. تعلیق فعالیت شعبه یا نمایندگی اشخاص تحت نظارت که تخلف از طریق آن صورت پذیرفته حداکثر تا یک سال

4. تعطیلی شعبه یا نمایندگی اشخاص تحت نظارت که تخلف از طریق آن صورت پذیرفته

5. محدود کردن حوزه فعالیت اشخاص تحت نظارت حداکثر تا یک سال

6. محرومیت از ارایه برخی خدمات یا فعالیت‏های حرف‏های توسط اشخاص تحت نظارت حداکثر تا یک سال

7. تعلیق مجوز فعالیت اشخاص تحت نظارت برای مدت حداکثر تا یک سال

8. لغو مجوز فعالیت اشخاص تحت نظارت

9. جریمه نقدی اشخاص تحت نظارت مطابق آیین‏نامه‏ی ماده‏ی 14 قانون توسعه ابزارها و نهادهای مالی جدید

تبصره1: درصورتی‏که تخلف ناشی از فعل یا ترک فعل مدیر یا مدیران یا دارندگان گواهینامه‌های حرفه‌ای اشخاص تحت نظارت باشد، مرجع رسیدگی به تخلفات اشخاص تحت نظارت، علاوه بر تنبیهات مقرر در این ماده برای اشخاص تحت نظارت، مدیر یا هر یک از دارندگان گواهینامه‌های حرفه‌ای متخلف را حسب مورد به یکی از تنبیهات انضباطی زیر محکوم می‏کند:

1. اخطار کتبی بدون درج در پرونده

2. اخطار کتبی با درج در پرونده

3. سلب صلاحیت از ادامه‏ی تصدی سمت در اشخاص تحت نظارت مربوطه حداکثر تا دو سال

4. محرومیت از تصدی به مدیریت در تمام یا برخی از اشخاص تحت نظارت دیگر حداکثر تا دو سال

5. محرومیت از استفاده از گواهینامه‏ی حرف‏های صادره توسط سازمان حداکثر تا دو سال

6. جریمه نقدی مطابق آیین‏نامه‏ی ماده‏ی 14 قانون توسعه ابزارها و نهادهای مالی جدید

تبصره2: مرجع رسیدگی به تخلفات می‏تواند به منظور پیشگیری از تکرار تخلف یا گسترش دامنه‏ی آن، اعاده‏ی وضعیت به قبل از انجام تخلف یا رفع اثرات تخلف انجام شده، اشخاص تحت نظارت را ملزم به موارد زیر نماید:

1. اصلاح یا تقویت نظام کنترل‏های داخلی

2. اصلاح رویه‏ها و مصوبات داخلی

3. تامین، تکمیل و آموزش نیروی انسانی در بخش‏ها و زمینه‏های خاص

4. منع اشخاص تحت نظارت از گسترش کمی یا جغرافیایی فعالیت‏ها تا زمان احراز شرایطی خاص

مرجع رسیدگی همچنین می‏تواند برای انجام موارد موضوع این تبصره، مهلت تعیین کرده و رفع تعلیق از تمام یا بخشی از فعالیت‏ها یا رفع محدودیت از فعالیت‏های اشخاص تحت نظارت را منوط به اجرای آن‏ها در مهلت مقرر نماید. در صورت عدم اجرای موارد تعیین شده در این تبصره در مهلت مقرر، مرجع رسیدگی می‏تواند تنبیهات مذکور در این ماده را اعمال کند.

تبصره3: اعمال تنبیهات موضوع این ماده مانع از مجازات‏هایی که در صورت ارتکاب جرم، در قوانین پیش بینی شده یا مانع از جبران خساراتی که در اثر ارتکاب تخلفات یا جرایم به مشتری یا سایر اشخاص وارد شده، نخواهد شد.

این دستورالعمل در 12 ماده و 18 تبصره در تاریخ 1390/02/24 به تصویب هیات مدیره سازمان بورس و اوراق بهادار رسیده و از تاریخ ابلاغ لازم‏الاجراست.

اطلاعات مرتبط

دستورالعمل ثبت، نگهداری و گزارشدهی اسناد، مدارک و اطلاعات توسط اشخاص تحت نظارت